Case Study
55.000 Dokumente in 9 Tagen: FTI Technology unterstützt Anwaltskanzlei im Rahmen eines Second Requests
Nachdem die EU-Wettbewerbskommission im Zuge einer Joint-Venture-Gründung einen Second Request einleitete, stand die beteiligte Anwaltskanzlei unter dem akuten Druck, in nur neun Tagen über 55.000 Dokumente bearbeiten zu müssen.
Die Ausgangslage
Second-Request-Verfahren im Rahmen von kartellrechtlichen Fusionskontrollen in Europa und im Vereinigten Königreich werden zunehmend komplexer. Die Fälle, bei denen sich die EU-Wettbewerbskommission bei der Genehmigung von Unternehmenszusammenschlüssen eingeschaltet hat, sind in den letzten Jahren um rund 30 Prozent gestiegen. Dabei konzentriert sich die Kommission immer häufiger auf interne Dokumente, für deren Herausgabe sie nur kurze Fristen setzt.
Der vorliegende Fall bildete da keine Ausnahme. Eine Anwaltskanzlei, die ein geplantes Joint Venture vertrat, stand im Zusammenhang mit der Offenlegungspflicht vor der Herausforderung, innerhalb von nur neun Tagen 55.000 Dokumente auf Informationen prüfen zu lassen, die unter das Anwaltsgeheimnis fallen. Hierfür suchte die Kanzlei Unterstützung bei den ExpertInnen von FTI Technology.
Unsere Rolle
Unterstützt vom Managed-Review-Team von FTI Technology leitete die Anwaltskanzlei eine forensische Dokumentenprüfung ein, deren Ziel es war, Dateien zu identifizieren, die dem EU-Anwaltsprivileg unterliegen. Sämtliche darin enthaltenen vertraulichen Informationen mussten unkenntlich gemacht werden.
Anhand eines durch auf vertraulichen Inhalt abgestimmte Suchbegriffe voreingegrenzten Datensets und unter Einhaltung der vorgegebenen Frist von neun Tagen unterstützte FTI die Anwaltskanzlei beim Review wie folgt:
- Bereitstellung eines Teams hochqualifizierter, zugelassener Anwälte mit den erforderlichen Fach- und Sprachkenntnissen in weniger als 24 Stunden
- Implementierung von effizienten und bewährten Workflows, ausgeführt von SpezialistInnen im Bereich Computerforensik und Review
- Bewertung verschiedener Lösungen, darunter Threading und Deduplizierung, um daraus die bestmöglichen Maßnahmen zur Optimierung und Unterstützung eines Managed-Review-Workflows zu ermitteln
- Erstellung von Feldern zur Abfrage notwendiger Angaben für das Verzeichnis vertraulicher Dokumente („Privilege Log“), wie etwa die Kategorie des EU-Anwaltsprivilegs, Gegenstand und Kontext
- Detailprüfung mit 29 verschiedenen Kodierungsoptionen pro Dokument zur Ermittlung geschützter Inhalte und zur parallelen Erstellung des Privilege Logs
- Tägliche Zusammenführung von Fragen der ReviewerInnen mit den Antworten der Anwaltskanzlei in einem Entscheidungsprotokoll; die einheitliche Kodierung der geschützten Informationen im 1stLevel-Review-Team machten weniger Nachkontrollen erforderlich
- Laufende Eskalation von Dokumenten mit bestimmten Kodierungen für einen 2nd-Level-Review
- Schwärzung von Dokumenten mit teilweise vertraulichen Inhalten
Das Ergebnis
In nur neun Tagen konnten über 55.000 Dokumente erfolgreich geprüft werden. Dabei wurden alle anwaltsvertraulichen Informationen unkenntlich gemacht. Das Managed-Review-Team von FTI Technology lieferte unter anderem folgende Ergebnisse:
- Erfüllung des Auskunftsverlangens der Wettbewerbskommission
Das Team überprüfte über 55.000 Dokumente mit Suchbegriffen rund um das EU-Anwaltsprivileg. Dem Second Request wurde damit in der behördlich festgesetzten Frist von neun Tagen nachgekommen. - Gründliche Schwärzung vertraulicher Informationen
Das Review-Team schwärzte 600 Dokumente mit teilweise vertraulichen Inhalten. Alle Anforderungen der Wettbewerbskommission konnten dadurch ohne Verletzung des Anwaltsprivilegs erfüllt werden. - Hohe Prüfgeschwindigkeit
Unter extrem engen Zeitvorgaben benötigte das Team nur rund 1.250 Review-Stunden im 1st-Level sowie 250 Stunden für Qualitätskontrolle bzw. Teamleitung. Dank der ausgewiesenen Expertise von FTI Technology in diesem Bereich erzielte das Team einen Schnitt von 45 Dokumenten pro Stunde – eine Geschwindigkeit, die deutlich über dem Branchendurchschnitt für vergleichbare Dokumentensichtungen liegt. - Solide Qualitätskontrolle
Bewährte Workflows zur Qualitätskontrolle, tägliches Reporting und Entscheidungsprotokolle gewährleisteten einen hochtransparenten, belastbaren Review-Prozess.